Hierzu gibt es, wie zu erwarten, im Beamtenrecht Verwaltungsvorschriften. Abschnitt 12 regelt unter Punkt 4 „Kranzspenden und Nachrufe beim Tod von Behördenangehörigen“.
Bei Kranzspenden und bei der Veröffentlichung von Nachrufen anlässlich des Todes von Behördenangehörigen ist bei den Dienststellen der bayerischen Staatsverwaltung wie folgt zu verfahren: Kranzspenden aus öffentlichen Mitteln werden gewährt beim Tod
Bei Kranzspenden sind Schleifen in den Farben weiß und blau mit dem Namen der letzten Dienststelle zu verwenden.
Anstelle einer Kranzspende kann der dafür aufzuwendende Betrag auf ausdrücklichen Wunsch der verstorbenen Person oder der Hinterbliebenen als Spende zur Förderung steuerbegünstigter Zwecke im Sinn des § 10b Abs. 1 EStG verwendet werden.
Nachrufe (Todesanzeige) sind nur für im aktiven Dienst verstorbene Kolleginnen und Kollegen vorgesehen: „Im Dienst stehende Behördenangehörige werden durch einen Nachruf (Todesanzeige) ihrer letzten Dienststelle geehrt. Der Nachruf ist von der Dienststellenleitung und dem vorsitzenden Mitglied des Personalrats (…) zu unterzeichnen. Er soll in einer Tageszeitung veröffentlicht werden und sich auf ein kurzes Wort des Gedenkens und der Verbundenheit beschränken. Ausnahmen von Sätze 1 bis 3 sind in besonders gelagerten Einzelfällen möglich.“
Die Kosten der Kranzspende und Nachrufanzeige haben sich unter Berücksichtigung der dienstlichen Stellung der verstorbenen Person und unter Anpassung an die örtlichen Verhältnisse in einem engen Rahmen zu halten. Die Kosten für Kranzspenden und Nachrufe sind von der Dienststelle zu bestreiten, bei der die verstorbene Person zuletzt beschäftigt war.