Wichtiger Meilenstein für Personalräte und Co: Funktionspostfächer für Geheimnisträger, Hinweis auf die Möglichkeit von Dienstvereinbarungen vor Ort

Die wichtige Rahmendienstvereinbarung über die Einführung und Anwendung von digitalen Kommunikations- und Kollaborationswerkzeugen wurde mit Bekanntmachung vom 04. September 2023 (BayMBl. Nr. 455) nach der entsprechenden Beteiligung und Mitbestimmung durch den Hauptpersonalrat geändert.

Damit ist es nun auch möglich, dass örtliche Personalräte, aber auch Schulpsychologen, Beratungslehrkräfte, Schwerbehindertenvertrauenspersonen und weitere der besonderen Verschwiegenheit unterliegende Personen ein persönliches Funktionspostfach zusätzlich zu ihrem persönlichen dienstlichen E-Mail-Postfach über die BayernCloudSchule erhalten. Diese Postfächer, die Kommunikation zwischen ihnen, aber auch mit ihnen, unterliegen einem besonderen Schutz:

Der Zugriff, z.B. bei längerer Nichterreichbarkeit, ist ausgeschlossen, wie auch der Zugriff auf Mails von "normalen" Dienstmail-Accounts an diese Funktionspostfächer verboten ist. Dies ist in der Neufassung von § 8 der oben genannten Rahmendienstvereinbarung verankert. Die Neuregelung gilt auch für sonstige digitale Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge im Sinne der Abschnitte 7 und ggf. 4, Anlage 2 zu § 46 BaySchO.

Bisher war es nicht möglich, zusätzliche persönliche Funktionspostfächer über BayernCloudSchule einzurichten. Für diese wie auch für alternative Dienstmail-Accounts anderer Anbieter galt, dass sogenannte Geheimnisträger ihre regulären persönlichen Accounts nicht für ihre besondere Funktion verwenden sollten. Der Grund dafür war und ist die absolute Vertraulichkeit der Kommunikation mit Personalrat und Co., auch in Fällen längerer Verhinderung oder Krankheit. Man war folglich auf den privaten Mail-Account bzw. auf Kommunikationswege aus der prä-digitalen Zeit angewiesen.

Damit kommt der Dienstherr auch seiner Verpflichtung aus Art. 44 BayPVG nach. Dieser besagt, dass die Dienststelle den Geschäftsbedarf des Personalrats zur Verfügung zu stellen hat. Die Rahmendienstvereinbarung gilt für alle staatlichen Dienststellen im Bereich des Kultusressorts, also auch für alle staatlichen Gymnasien.

Die Neuregelung in § 8 der Rahmendienstvereinbarung in Verbindung mit den neu hinzugekommenen technischen Möglichkeiten ist aus Sicht der Hauptpersonalräte sehr zu begrüßen.

Eine weitere Änderung findet sich in § 2 Abs. 3 der Rahmendienstvereinbarung. Aufgenommen wurde der ausdrückliche Hinweis, dass Dienststelle und Personalrat vor Ort zu den Pflichten im Zusammenhang mit der Nutzung der digitalen Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge konkretisierende Dienstvereinbarungen beschließen können. Diese können Inhalte, Fristen und Zeitpunkt, aber auch Umfang und Ruhenszeiten der Nutzung mit dem jeweiligen Werkzeug umfassen. Damit haben Dienststellenleitung und Personalvertretung die Möglichkeit, der Entgrenzung von Arbeit und Freizeit sowie der Ausweitung der Arbeitszeit für die wachsende digitale Kommunikation entgegenzuwirken: eine Chance für mehr Effizienz und Lehrergesundheit.

Die Rahmendienstvereinbarung kann unter https://www.verkuendung-bayern.de/baymbl/2023-455 abgerufen werden.