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Informationen für Verwaltungsangestellte

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FAQ für Verwaltungsangestellte

Fortbildungen

  • Ist eine Fortbildung während der Arbeitszeit oder in der Freizeit zu absolvieren?

    Grundsätzlich muss die Schulleitung jede Fortbildung vor Beginn genehmigen. Genehmigte Fortbildungen gelten als Arbeitszeit. Die Teilnahme an der Infoveranstaltung des bpv erfolgt freiwillig und zählt somit nicht zur Arbeitszeit. Sie können die Schulleitung jedoch darüber informieren und fragen, ob Sie sich die Zeit auf Ihr Arbeitszeitkonto gutschreiben dürfen. 

  • Welche Fortbildungsmöglichkeiten gibt es? 
    • Das Landesamt für Schule bietet jedes Jahr zweimal verschiedene Fortbildungen („Neu im Schulsekretariat“, „Das Schulsekretariat: Aufbauseminar“, „Das Personalrecht“ etc.) an. Wenn Sie nicht zugelassen wurden, sollte die Schulleitung bei einer erneuten Anmeldung einen triftigen Grund anmerken.  
    • FIBS Bayern: Hier registrieren und stöbern, es gibt viele Selbstlernkurse (z.B. KI). 
    • RLFB-Fortbildungen vom MB: Jeder MB hat ein Budget für die Verwaltungsangestellten, diese werden den Schulleitungen übermittelt. Es werden regelmäßig Kurse wie ASV, Excel, Kommunikation und Stressbewältigung und Serienbriefe angeboten. 
    • AMIS Bayern: Arbeitsschutz: Beratung und Schulung zu verschiedenen Themen  

Assistenz der Schulleitung

  • Welches Kriterium muss eine Schule erfüllen, damit es eine Assistenz der Schulleitung gibt?

    Das Gymnasium sollte 1000 Schülerinnen und Schüler haben.

  • Wie viele Personen aus dem Sekretariat dürfen die Fortbildung zur Assistenz der Schulleitung absolvieren? 

    Nur eine Person aus dem Sekretariat kann die Fortbildung zur Assistenz der Schulleitung absolvieren. Es können grundsätzlich nur unbefristet Beschäftigte benannt werden, die in EG 6 eingruppiert sind. 

  • Wie erfolgt die Nachbesetzung der Assistenz der Schulleitung bei Renteneintritt?

    Die Schulleitung informiert das Landesamt für Schule über den Renteneintritt. Die Sachbearbeiter bitten dann die Schulleitung um Kontaktaufnahme mit dem Ministerium. 

  • Wenn die Stelle als Assistenz der Schulleitung an einer Schule besetzt war, wird diese dann zwingend nachbesetzt?

    Dies sollte die Schulleitung mit dem Kultusministerium klären. In der Regel wird die Stelle nachbesetzt, da die Voraussetzungen erfüllt sind. 

  • Darf man die Weiterqualifizierung auch als Teilzeitkraft absolvieren?

    Es können auch Teilzeitkräfte zur Weiterqualifizierung zugelassen werden (Absprache mit Schulleitung und Kultusministerium erforderlich). 

  • Wie erfolgt die Eingruppierung als Assistenz der Schulleitung im TV-L? 

    Die Assistenz der Schulleitung wird in EG 8 (TV-L) eingruppiert. 

  • Was genau bedeutet die "Vorgewährung der Stufe"? 

    Um die weiterqualifizierten Beschäftigten (Assistenz der Schulleitung) dauerhaft an die staatlichen Schulen zu binden, soll bei den Verwaltungsangestellten, die durch die Höhergruppierung von ihrer bisherigen Stufe 3 oder 4 um eine Stufe zurückgestuft werden, befristet bis zur regulären Zuordnung zur bisherigen Stufe ab 01.01.2022 eine Stufe vorweggewährt werden. Bei Verwaltungskräften, die bisher der Stufe 5 oder 6 zugeordnet waren, sollen befristet bis zum regulären Stufenaufstieg in die bisherige Stufe ab dem 01.01.2022 zwei Stufen vorweggewährt werden. (§ 16 Abs. 5 TV-L) 

    Die Vorweggewährung der Stufe ist befristet und fällt mit Erreichen der bisherigen Stufe in der neuen Entgeltgruppe weg. 

Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)

  • In welche Entgeltgruppe wird eine Verwaltungskraft eingruppiert, die für den Haushalt verantwortlich ist? 

    Bei dieser Tätigkeit wird eine Verwaltungskraft in EG 6 eingruppiert. 

  • Gibt es noch weitere Möglichkeiten zur Höhergruppierung (neben der Weiterqualifizierung zur Assistenz der Schulleitung)?

    Neben der Weiterqualifizierungsmaßnahme zur Assistenz der Schulleitung gibt es keine weitere Möglichkeit zur Höhergruppierung.

  • Ist es rechtlich erlaubt, dass man nach einer Höherstufung weniger verdient als vorher? 

    Nein, dies ist rechtlich nicht erlaubt. 

  • Urlaub und Arbeitsbefreiung 

    Bei Fragen zu Urlaub bzw. Arbeitsbefreiungen sind die u.g. § zu beachten. 

    § 26 Erholungsurlaub  

    § 27 Zusatzurlaub 

    § 28 Sonderurlaub  

    § 29 Arbeitsbefreiung  

    Einen Urlaubsantrag oder eine Befreiung ist grundsätzlich zeitnah schriftlich bei der Schulleitung einzureichen. Dieser muss vor Antritt genehmigt sein. Bei außerordentlichen und dringlichen Arztterminen kann dies auch kurzfristig sein. Der Jahresurlaub sollte am Anfang des Schuljahres im Verwaltungsteam abgesprochen werden und dann der Schulleitung zur Zustimmung vorgelegt werden. Grundsätzlich ist der Urlaub in den Ferien einzubringen (siehe Arbeitsvertrag). Es besteht kein Rechtsanspruch auf Urlaub außerhalb der Ferienzeit. Es obliegt der Schulleitung, außergewöhnliche Wünsche seiner Mitarbeiter zu behandeln.  

  • Freie Tage zwischen Weihnachten und Neujahr: Wenn das Kultusministerium diesen Urlaub anordnet, zählt er dann trotzdem zu den Urlaubstagen?

    Die Schule ist zwischen Weihnachten und Neujahr geschlossen ("Weihnachtsfrieden"). Die Tage gelten als Urlaub. Will eine Verwaltungskraft ihren Dienst machen, kann sie das ihrem Schulleiter mitteilen. 

  • Gilt der 2-stündige Direktoratsdienst als Arbeitstag? 

    Es gilt die tatsächliche Arbeitszeit. Wenn man an diesen Tagen (Feriendienst) Zeit hat, könnte man auf die Onlinekurse bzw. Selbstlernkurse hinweisen und die Schulleitung fragen, ob man den Kurs vor Ort oder von zu Hause machen kann. 

  • Darf ich als Verwaltungskraft (ohne Fortbildung zur Assistenz der Schulleitung) die vertretende Verantwortung eines Mitglieds der Erweiterten Schulleitung für das bargeldlose Buchungssystem übernehmen?

    Diese Entscheidung trifft die Schulleitung und sollte schriftlich festgehalten werden. 

  • Als Arbeitnehmer habe ich laut Gesetz Anspruch auf eine Arbeitszeiterfassung. Warum gibt es diese in der Schule nicht?

    Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 ein Grundsatzurteil gefällt, das besagt, dass die tägliche Arbeitszeit zu erfassen ist. Meist wird dies mit dem Programm Excel gehandhabt. Wichtig wäre, dass es im Verwaltungsteam einheitlich gemacht und der Schulleitung regelmäßig vorgelegt wird. Überstunden (sie sollten angeordnet sein) und Urlaub müssen ebenso auf der Arbeitszeiterfassung vermerkt sein. 

  • Beim TVöD gibt es eine Höhergruppierung ohne Rückstufung. Warum nicht auch im TV-L? 

    Für uns gelten die Regelungen des TV-L und nicht des TVöD.

  • Es steht in den nächsten Jahren ein Schulleiterwechsel an. Ist hier eine Dienstvereinbarung für Verwaltungskräfte sinnvoll? Inwieweit müsste sich die "neue" Schulleitung nach dieser richten?

    Das Recht zur Neuverhandlung von Dienstvereinbarungen liegt nicht allein bei der Schulleitung. Die Initiative zur Neuverhandlung kann von der Schulleitung oder dem Personalrat ausgehen, aber eine Änderung erfordert immer das Einvernehmen beider Parteien. Solange keine neue Dienstvereinbarung ausgehandelt und unterzeichnet ist, gilt die bisherige Vereinbarung in der Regel weiter. 

  • Welche Benefits gibt es für Verwaltungskräfte?

    Vorteile für bpv-Verbandsmitglieder: 

    • Wellhub (Kooperationspartner für Sport und Wohlbefinden)
    • Privat- und Diensthaftpflichtversicherung inkl. Schlüsselversicherung
    • Rechtsberatung in dienstrechtlichen Angelegenheiten
    • Steuersprechstunde in dienstrechtlichen Angelegenheiten 
    • Kostenlose MasterCard Gold 
    • vergünstigt shoppen im Vorteilsportal 
    • Ermäßigungen bei Kooperationspartnern (z.B. Bavaria Filmpark, Dinosauriermuseum Altmühltal) 

Diese FAQ erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie stellen eine Rechtsinformation (Stand: Juni 2026), jedoch keine Rechtsberatung dar. Rechtsansprüche sind hieraus nicht ableitbar. 

Ist Ihre Frage in den FAQ nicht aufgeführt? Dann schreiben Sie uns an tarif@bpv.de 

Fortbildungen für Verwaltungsangestellte

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